Logo

Privacyreglement/ verklaring

Villa Papillon bv, gevestigd aan Langeweg 31, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.
Contactgegevens:

htpp://www.villapapillon.nl
Langeweg 31
06-21669958

Alex Timmermans is de Functionaris Gegevensbescherming van Villa Papillon bv Hij is te bereiken via alex.villapapillon@gmail.com

 

Voorwoord

Dit document geeft u inzicht in de wijze waarop Villa Papillon bv omgaat met cliëntgegevens. In het kader van zorg en begeleiding verwerkt Villa Papillon gegevens over haar cliënten. Deze gegevensverwerking moet voldoen aan de vereisten die daaraan door de  Wet bescherming persoonsgegevens worden gesteld. Villa Papillon  maakt daarom gebruik van voorliggend privacyreglement. Dit reglement geeft kort aan hoe, op basis van de wet, met persoonsgegevens moet worden omgegaan en welke rechten en plichten uit de wet voortvloeien voor zowel Villa Papillon als de betrokkenen. Persoonsgegevens worden door Villa Papillon bv in overeenstemming met dit reglement op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt.

Zie ook protocol Protocol melding datalek.

 

Algemeen

 

Welke gegevens worden verwerkt?

Villa Papillon bv verwerkt gegevens over de betrokkenen. Dit zijn gegevens als naam, adres, woonplaats, geslacht, geboortedatum, telefoonnummer, nationaliteit, zorggegevens, gegevens over medicatie, gegevens over voortgang gedurende de begeleiding door Villa Papillon. Alle gegevens die van belang zijn voor de begeleiding (kunnen) worden verwerkt. Ook worden gegevens verwerkt die zijn aangeleverd door externe instanties zoals de gemeente, GGZ , jeugdzorg en eventueel andere jeugdzorg organisaties/aanbieders.

 

Wat is het doel van de verwerking?

Villa Papillon bv is een organisatie met de volgende missie:

Villa Papillon wil werken vanuit de visie dat kinderen vanuit zichzelf altijd gemotiveerd zijn om te onderzoeken, ontdekken en leren. Voor kinderen met een stoornis binnen het autistisch spectrum en/of ADHD is het niet altijd gemakkelijk om overal te mogen zijn wie ze zijn, bij Villa Papillon kan dat wel. Ieder kind is speciaal en heeft bijzondere kwaliteiten, wij gaan uit van de mogelijkheden van het kind en niet van beperkingen. We streven ernaar om alles eruit te halen wat erin zit.

Wij geloven erin dat het kind nu en in de toekomst prettige logeerweekenden beleefd bij Villa Papillon. We zullen ervoor zorgen dat er voldoende situaties worden gecreëerd om zichzelf verder te ontwikkelen en streven naar het behalen van de individuele doelen.

Met het oog op deze missie is het natuurlijk noodzakelijk dat Villa Papillon gegevens over haar cliënten verwerkt. Samenvattend is het doel van de gegevensverwerking: het kunnen bieden van een optimale begeleiding.

 

De Wet bescherming persoonsgegevens

De Wet bescherming persoonsgegevens stelt eisen aan de gegevensverwerking. Hieronder volgt een uitwerking van deze vereisten voor Villa Papillon.

Begripsbepalingen

  1. Persoonsgegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
  2. Bijzondere persoonsgegevens: gegevens betreffende godsdienst, levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid (zorggegevens), persoonsgegevens betreffende het lidmaatschap van een vakvereniging, strafrechtelijke gegevens, gegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag.
  3. Zorggegevens: persoonsgegevens die direct of indirect betrekking hebben op de lichamelijke of de geestelijke gesteldheid van betrokkenen, verzameld door een beroepsbeoefenaar in het kader van zijn beroepsuitoefening.
  4. Verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.
  5. Verstrekken van persoonsgegevens: het bekend maken of ter beschikking stellen van gegevens.
  6. Verzamelen van persoonsgegevens: het verkrijgen van persoonsgegevens.
  7. Bestand: elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd is of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen.
  8. Actoren: verantwoordelijke, bewerker, beheerder, betrokkene, derde.
  9. Verantwoordelijke: de (rechts)persoon die het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
  10. Bewerker: degene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen (bijvoorbeeld een salarisadministratiekantoor).
  11. Beheerder: degene die de verwerking uitvoert en er toezicht op houdt.
  12. Betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft of zijn vertegenwoordiger.
  13. Derde: ieder, niet zijnde de betrokkene, de verantwoordelijke, de bewerker, of enig persoon die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke of de bewerker gemachtigd is om persoonsgegevens te verwerken (bijvoorbeeld een arts).
  14. Ontvanger: degene aan wie de persoonsgegevens worden verstrekt.
  15. Toestemming van de betrokkene: elke vrije, specifieke en op informatie berustende wilsuiting, waarmee de betrokkene aanvaardt dat hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt.
  16. Het College Bescherming Persoonsgegevens: het College dat tot taak heeft toe te zien op de verwerking van persoonsgegevens.
  17. Klachtencommissie: de commissie ingesteld overeenkomstig de Wet klachtrecht cliënten zorgsector.
  18. Vertegenwoordiger: de ouder(s) die het ouderlijk gezag uitoefenen, dan wel de voogd van betrokkene.
  19. Functionaris gegevensbescherming: een verantwoordelijke of een organisatie waarbij verantwoordelijkheden zijn aangesloten kan een eigen functionaris voor de gegevensbescherming benoemen.
  20. Wbp: Wet bescherming persoonsgegevens, wet van 6 juli 2000 ( Staatsblad 2000,302).

 

Reikwijdte

Dit reglement is van toepassing op de geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens, alsmede de niet geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die in een bestand zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen.

 

Doel

  1. Het doel van dit reglement is een praktische uitwerking te geven van de bepalingen van de Wet bescherming persoonsgegevens, verder te noemen WBP.
  2. Dit reglement is van toepassing binnen Villa Papillon.

 

Vertegenwoordiging

  1. Indien de betrokkene jonger is dan twaalf jaar, treden de ouders, die het ouderlijk gezag uitoefenen, dan wel de voogd in plaats van de betrokkene.
  2. Hetzelfde geldt voor de betrokkene die de leeftijd van twaalf tot achttien jaar heeft en niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake.
  3. Indien de betrokkene in de leeftijdscategorie van twaalf tot zestien valt en in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen, treden naast de betrokkene zelf diens ouders of voogd op.
  4. Een betrokkene van 16 jaar en ouder die in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen is geheel handelingsbekwaam en hoeft zich niet te laten vertegenwoordigen.
  5. Indien de betrokkene ouder is dan achttien jaar en niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake, treedt in volgorde als hier weergegeven, als vertegenwoordiger voor hem op :
    • indien de betrokkene onder curatele staat of ten behoeve van hem het mentorschap is ingesteld; de curator of mentor;
    • indien de betrokkene deze schriftelijk heeft gemachtigd, de persoonlijk gemachtigde;
    • indien de persoonlijk gemachtigde ontbreekt of niet optreedt; de echtgenoot of andere levensgezel van de betrokkene;
    • indien deze persoon ontbreekt of dit niet wenst; een kind, broer of zus van de betrokkene.
  1. De persoon, die in de plaats treedt van de betrokkene, betracht de zorg van een goed vertegenwoordiger. Hij is gehouden de betrokkene zoveel mogelijk bij de vervulling van zijn taken te betrekken.

 

1.  Voorwaarden voor rechtmatige verwerking

  1. Persoonsgegevens worden in overeenstemming met dit reglement op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt.
  2. Persoonsgegevens worden niet verder verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.
  3. Persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor zover zij, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn.
  4. De verantwoordelijke draagt er zorg voor dat er passende technische en organisatorische maatregelen worden uitgevoerd ter beveiliging tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking. Zie ook protocol datalek

 

2. De verwerking van persoonsgegevens (niet zijnde zorggegevens)

Persoonsgegevens mogen slechts worden verwerkt indien de verwerking gebaseerd kan worden op een van de grondslagen genoemd in de WBP. Deze grondslagen zijn als volgt:

  1. De ondubbelzinnige toestemming van de betrokkene voor de verwerking.
  2. De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of voor handelingen die op verzoek van de betrokkene worden verricht en die noodzakelijk zijn voor het sluiten van een overeenkomst.
  3. De verwerking is noodzakelijk om een wettelijke verplichting na te komen.
  4. De verwerking is noodzakelijk ter bestrijding van ernstig gevaar voor de gezondheid van betrokkene.
  5. De verwerking is noodzakelijk met het oog op het belang van de verantwoordelijke of van een derde en het belang van degene van wie de gegevens worden verwerkt niet prevaleert.

Villa Papillon baseert de verwerking van gegevens betreffende haar clientèle op de grondslag genoemd onder 2.

 

3. Regels voor de verwerking van zorggegevens (bijzondere persoonsgegevens)

In beginsel is het door de WBP verboden bijzondere gegevens te verwerken. In de WBP zijn hier echter uitzonderingen op gemaakt.

Villa Papillon verwerkt gegevens met betrekking tot de gezondheid (bijzonder gegeven) van haar cliënten. Villa Papillon valt echter onder de uitzondering genoemd in art. 21 WBP, het is haar daarom toegestaan zorggegevens te verwerken.

 

4. De actoren per gegevensverwerking

Voor de toepassing van bepaalde regels van de WBP is het van belang te weten wie de actoren (verantwoordelijke, bewerker, beheerder, betrokkene, derden) zijn per gegevensverwerking.

 

5. Informatieverstrekking aan de betrokkene

Gegevens verkregen bij betrokkene

  1. Indien bij de betrokkene zelf de persoonsgegevens worden verkregen, deelt de verantwoordelijke voor het moment van verkrijging de betrokkene mede:
    • zijn identiteit;
    • de doeleinden van de verwerking waarvoor de gegevens zijn bestemd, tenzij de betrokkene daarvan reeds op de hoogte is.
  1. De verantwoordelijke verstrekt nadere informatie voor zover dat gelet op de aard van de gegevens, de omstandigheden waaronder zij worden verkregen of het gebruik dat ervan wordt gemaakt nodig is, om tegenover de betrokkene een behoorlijke en zorgvuldige verwerking te waarborgen.

Aangezien de verwerking van de gegevens wordt gedaan door een  welzijn organisatie, mag in het algemeen worden aangenomen dat de betrokkene weet of kan weten dat verwerking van gegevens plaatsvindt. Kennisgeving van opname van gegevens aan de individuele betrokkene kan daarom achterwege blijven. Volstaan kan worden met een algemene kennisgeving van het bestaan van de verwerking  en dit reglement.

Dit is anders indien andere doelen dan dienstverlening een zelfstandige doelstelling vormen van de verwerking, bijvoorbeeld wetenschappelijk onderzoek. In dat geval kan niet zonder meer worden aangenomen dat de betrokkene van deze doelstellingen weet heeft. Kennisgeving aan individuele betrokkenen van verwerking van hun gegevens, alsmede van de doeleinden die daarmee worden nagestreefd, is in dit geval noodzakelijk.

 

Gegevens elders verkregen

  1. Bij verkrijging van persoonsgegevens buiten de betrokkene om, deelt de verantwoordelijke de betrokkene mede:
    • zijn identiteit;
    • de doeleinden van de verwerking waarvoor de gegevens zijn bestemd.

    Het moment waarop dit moet gebeuren is:

    • op het moment dat de gegevens worden vastgelegd, of
    • als de gegevens uitsluitend worden verzameld om deze aan een derde te verstrekken;
    • uiterlijk op het moment van eerste verstrekking aan die derde.
  1. De verantwoordelijke verstrekt nadere informatie voor zover dat gelet op de aard van de gegevens, de omstandigheden waaronder zij worden verkregen of het gebruik dat ervan wordt gemaakt nodig is, om tegenover de betrokkene een behoorlijke en zorgvuldige verwerking te waarborgen.
  2. Het bepaalde onder 2 is niet van toepassing indien de mededeling van de informatie aan de betrokkene onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning kost. In dat geval legt de verantwoordelijke de herkomst van de gegevens vast.

 

6. Verstrekken van gegevens

De organisatie verstrekt uitsluitend persoonsgegevens over de betrokkene aan externen indien de betrokkene daar schriftelijk (dit kan zijn middels het contract of door middel van een daartoe bestemd formulier) toestemming voor heeft gegeven. De ontvanger zal op de hoogte worden gebracht van deze toestemming.

 

7. Bewaren van gegevens

  1. Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarmee de gegevens zijn verzameld en verwerkt. Hierbij geldt een  bewaartermijn van maximaal 5 jaren. Deze  maximale termijn geldt, tenzij specifieke wetgeving een ander termijn stelt. Binnen Villa Papillon is door de verantwoordelijke  een overzicht gemaakt van de geldende bewaartermijnen.
  2. De bewaartermijn voor medische gegevens is in beginsel tien jaren, te rekenen vanaf het tijdstip waarop zij zijn vervaardigd, of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener c.q. verantwoordelijke voortvloeit.
  3. Indien de bewaartermijn van de persoonsgegevens is verstreken of de betrokkene doet een verzoek tot verwijdering voor het verstrijken van de bewaartermijn, worden de desbetreffende persoonsgegevens verwijderd, zulks binnen een termijn van drie maanden.
  4. Verwijdering blijft evenwel achterwege wanneer redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de betrokkene, alsmede bewaring op grond van een wettelijk voorschrift vereist is of indien daarover tussen de betrokkene en de verantwoordelijke overeenstemming bestaat.

 

8. Melding bij het College bescherming persoonsgegevens

  1. Een geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die voor de realisatie van een doeleinde of samenhangende doeleinden bestemd is, wordt alvorens met de gegevensverwerking wordt aangevangen gemeld bij het College bescherming persoonsgegevens.
  2. De niet geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die voor de realisatie van een doeleinde of samenhangende doeleinden bestemd is, wordt gemeld bij het College bescherming persoonsgegevens indien deze is onderworpen aan voorafgaand onderzoek.
  3. In het Vrijstellingsbesluit Wbp worden verschillende verwerkingen vrijgesteld van melding. Op grond van art. 17 Vrijstellingsbesluit is Traverse geheel vrijgesteld van melding bij het College bescherming persoonsgegevens van verwerkingen van cliëntgegevens. De vrijstelling geldt zowel voor persoonsgegevens als voor zorggegevens.

 

9. Recht op inzage en afschrift van opgenomen persoonsgegevens

  1. De betrokkene heeft het recht kennis te nemen van de op zijn persoon betrekking hebbende verwerkte gegevens deze dienen schriftelijk te worden aangevraagd via info@villapapillon.nl
  2. De gevraagde inzage en/of het gevraagde afschrift zal zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken, plaatsvinden respectievelijk worden verstrekt.
  3. Voor de verstrekking van een afschrift mag een redelijke vergoeding in rekening worden gebracht.
  4. Recht op inzage kan worden geweigerd als het een onevenredig nadeel voor een derde met zich meebrengt.

 

10. Recht op aanvulling, correctie of verwijdering van opgenomen persoonsgegevens

  1. Schriftelijk kan de betrokkene een verzoek doen tot inzage, afschrift, verwijdering, aanvulling  of correctie  van de opgenomen persoonsgegevens. Alsmede kan via  dezelfde procedure  verzet worden aangetekend tegen de verwerking van persoonsgegevens.
  1. Desgevraagd worden de opgenomen gegevens aangevuld met een door de betrokkene afgegeven verklaring met betrekking tot de opgenomen gegevens.
  1. De betrokkene kan verzoeken om correctie van op hem betrekking hebbende gegevens indien deze feitelijk onjuist, voor het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn,    dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift, in de verwerking voorkomen.
  1. De verantwoordelijke draagt zorg dat een beslissing tot correctie zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.
  2. De verantwoordelijke bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het schriftelijk verzoek tot correctie of verwijdering schriftelijk of dan wel in hoeverre hij daaraan voldoet. Een weigering is met redenen omkleed.
  3. De verantwoordelijke verwijdert de gegevens binnen drie maanden na een daartoe strekkend verzoek van de betrokkene, tenzij redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de betrokkene, alsmede voor zover bewaring op grond van een wettelijk voorschrift vereist is.

 

11 .Klachten

Indien de betrokkene van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd of andere reden heeft tot klagen, kan hij zich wenden tot:

  • de verantwoordelijke Helma van Ham, Alex Timmermans;
  • de binnen de instelling functionerende regeling voor onafhankelijke klachtenbehandeling;
  • het College Bescherming Persoonsgegevens en conform de WBP verzoeken een onderzoek in te stellen of de wijze van gegevensverwerking door de verantwoordelijke in overeenstemming is met de Wet bescherming persoonsgegevens;
  • dan wel gebruik maken van de in hoofdstuk 8 van de WPB neergelegde beroepsmogelijkheden.

 

 12. Wijzigingen, inwerkingtreding en inzage van dit reglement

  1. Wijzigingen van dit reglement worden aangebracht door de verantwoordelijke.
  2. De wijzigingen in het reglement zijn van kracht vier weken nadat ze bekend zijn gemaakt aan betrokkenen.
  3. Dit reglement is per 1 oktober 2015 in werking getreden en is bij de verantwoordelijke in te zien.
  4. Desgewenst kan tegen kostprijs een afschrift van dit reglement worden verkregen.

Informatie over de Wet bescherming persoonsgegevens

Gegevensverwerkingen kunnen aangemeld worden bij:

  • College Bescherming Persoonsgegevens door middel van het WBP meldingsprogramma op de website van het CBP.
  • De WBP meldingsformulier, aan te vragen via telefoonnummer 070 – 381 22 40 en/of  070 – 381 22 43.

Het CBP heeft ook een telefonisch spreekuur dagelijks van 9.00 uur tot 12.30 uur, telefoonnummer 070 – 381 13 00.
De WBP helpdesk is te bereiken op het  telefoonnummer:  030 – 298 34 00.

© 2020 Villa Papillon - Website realisatie door CheffJeff.nl